10 conseils pour bien organiser son evenement d'entreprise

On ne s'adresse pas de la même façon à des journalistes, des medecins, à une force de vente commerciale ou à des collaborateurs.
Il est donc primordial de prendre en compte la population cible de son événements. Identifier les contraintes reglementaires comme le respect des lois DMOS pour l'invitation des medecins, ou des contraintes géographiques ? On sait par exemple que les journalistes sont parfois peu disponibles et qu'il vaut mieux privilégier des lieux intra-muros, facile d'accès.

Le choix de la thématique et du fil rouge de l'evenement est une des étapes les plus importantes de la préparation. Vous devez determiner un "concept evenementiel" c'est à dire les éléments principaux dont vous voulez que les participants se souviennent.
Cette thématique est présentée aux participants de différentes façons.
Par le graphisme de l'invitation, par les animations ou par la présence d'un intervenant.
Par exemple si vous partez sur une thématique nautique et qu'il s'adresse à une force de vente, pourquoi ne pas l'intituler, la"course en tête" faire intervenir un navigateur connu et organiser tout cela sur l'ile des Embiez ?

Pour une soirée interne ou pour un séminaire, le lieu de l'evenement doit remplir des critères précis. Si c'est un séminaire court, privéligiez des lieux faciles d'accès, comme Chatilly ou Versailles en region parisienne.
Si vous organisez un séminaire international, privilégiez la proximité d'un aéroport interantional comme celui de Nice.
La période de l'année et la meteo jouent aussi un rôle important, un séminaire à Chamonix en janvier ou dans le pays Basque en juin auront probablement plus de succès que l'inverse. en juin auront probablement plus de succès que l'inverse.

Intervenant sportif ou intervenant economique, animations participatives ou spectacle de gala, tout depend de l'ambiance que vous voulez donner à votre événement.
Faire intervenir une personnalité pendant une convention ou une soirée de gala est souvent judicieux, il ne doit cependant pas "voler la vedette" car la star de l'evenement est la société et non l'intervenant.
Attention à bien encadrer l'intervention, préciser les sujets à aborder ou à éviter et surtout fixer une limite de temps.
Une bonne solution est de séparer l'intervention en 2 temps. Une partie "discours" illustrée par des vidéos ou par un diaporama et une partie "question-réponse" en fonction du temps restant et de l'interet des invités pour l'intervenant evenementiel.

A quel moment convier les participants à un événement ? Trop tôt et ils riquent de mettre l'invitation de côté et de l'oublier. Trop tard et vous courrez le risque qu'ils ne soient plus disponibles.
La bonne solution est d'envoyer le plus tôt possible un "save the date" sous forme d'email ou de courrier pour que les participants commence ç reserver leur date.
Ensuite un invitation formelle est envoyée environ 1 moi avant une soirée interne, 2 mois pour une soiréee de relation publique et 3 mois environ pour un séminaire.
Une relance par email avant l'éénement est souvent benefique.
Pensez également à toujours bien confirmer au participant que son inscription a bienété enregistrée.

Il existe des traiteurs de différentes qualités. Du simple assembleur au traiteur evenementiel haut de gamme, la qualité et le prix peuvent grandement varier.
Mais un traiteur trop haut de gamme pourra parfois décevoir les invités en proposant des plats trop sophistiqués.
Il faut donc bien reflechir à ce qu'attendent les participants à votre evenement. Savoir si il faut privilégier la quantité à la qualité.
Determiner quel traiteur evenementiel permet le budget global de l'evenement.
Une astuce, privilégiez les animation traiteurs (sushis fait en direct, crepes, foi gras poellé)

Votre événement doit respecter un timming et un déroulé précis. Tout doit être pensé, prévu et écris avant le jour J. Pensez à ce qu vous devrez faire pendant l'accueil des participants, le briefing des hotesse, la vérification du vestiaire, du dressage des tables,etc.
C'est souvent pour gérer cette multitude de détail qu'on fait appel à une agence evenementielle.
Une regle d'or : mettez vous à la place d'un invité à votre soirée ou à votre séminaire, et essayez d'imaginer les problèmes qu'il pourrait rencontrer.

Pour anticiper tous les problèmes, il est toujours conseiller de se rendre sur les lieux de votre événement, avant le jour J. Même s'il s'agit d'un séminaire international, rendez vous sur place et visitez l'ensemble des lieux evenementiels que vous utiliserez.
N'hésitez pas à poser le maximum de question à votre agence evenementielle sur le déroulement de l'événement.

Même si vous pensez avoir tout prévu, vous rencontrerez le jour de l'evenement des cas particulier ou des situations inattendues. Préparez-vous à réagir rapidement et dans le calme.
Prevoyez des solutions de secours.
Avant l'evenement préparez une liste avec tous les numéros de telephone utiles. (Hotel, Agence, Compagnies Aériennes)

Enfin, votre evenement ne s'arette pas le jour J.
Pensez à faire vivre votre événement : carton de remerciement, mise en ligne des photos sur un site internet, envoi d'un DVD...